武汉交通职业学院学籍管理工作探索与实践
一、学院基本概况
武汉交通职业学院是2003年4月经湖北省人民政府批准独立设置的省属公办高等职业学院，直属湖北省教育厅领导，是教育部人才培养工作水平评估优秀学校，湖北省示范性高职院校，湖北省最佳文明单位。
学院校园占地面积1086.08亩，现有全日制高职学生11019人，开设49个专业，现有教职员工654人，校内实训基地83个，校外实训基地152个，建有船舶工程技术、现代物流、航海技术等3个国家级实训基地，轮机工程技术与道路桥梁工程技术等2个中央财政支持专业，国家精品教材1部，国家“十一五”规划教材4部，交通部专业带头人1人，交通运输部精品课程1门、省级精品课程9门；省级实训基地4个、省级重点专业4个，省级试点专业4个，省级教学团队2个，楚天技能名师7人、省级教学成果奖2项。
学院是中国交通教育研究会船舶技术专业委员会、港口与物流管理专业委员会、湖北省物流协会、全国高职高专美育专业委员会、湖北省高职高专思想政治理论教育研究会等多个行业协会、学术组织的主任委员、副主任委员、会长、副会长单位。《武汉交通职业学院学报》获评全国高职高专院校“优秀学报”、“湖北省优秀期刊”。
二、学籍管理的主要做法
为了适应高职教育突飞猛进的发展，及我院人才培养工作的需要，学校一直非常重视学籍管理工作。近年来，我校不管是在学生人数，还是办学形式上都有较大变化，这无疑给学籍学历的管理带来了较大困难。面对管理工作的严峻考验，学校始终贯彻落实《普通高等学校学生管理规定》、《高等教育学历证书电子注册管理规定》、《省教育厅关于进一步加强普通高等教育学籍学历管理工作的通知》、《省教育厅关于进一步严格普通高等学校学生转学工作的通知》等有关学籍注册、转学、信息安全管理等文件精神，将学籍管理工作纳入教学管理的重要任务之一，在学籍管理过程中，着力于人才培养质量，维护学历证书的严肃性，学生毕业生的合法权益，通过精细化管理，充分利用现代化信息技术，保证学籍管理的工作质量和效率，做到了管理育人、教育育人、服务育人，圆满完成了学籍管理的工作，提高了人才培养质量。
（一）加强对学籍管理的领导
学籍管理是高等学校教学管理的重要内容和主要组成部分，是教育质量保障体系的重要环节，是把握人才培养质量标准的关键，是保证和监督教学质量的重要杠杆。学籍管理的质量从某个程度上反映了一所学校的管理水平，学籍管理的好坏直接影响到人才培养的成败。基于此认识，学院领导十分重视学籍管理，将其作为学院教学工作的重要工作常抓不懈。分管领导亲自抓，认真贯彻国家教育部、教育厅的各项政策，主动接受上级学籍管理部门的领导和业务指导；部门领导狠抓学籍管理有关工作的落实，组织工作人员学习学籍学历管理的工作制度，实行转学工作责任制和责任追究制度，坚持原则，秉公办事，规范行政，廉洁自律，促使管理进一步规范化；定期检查学籍工作，学校要求专职学籍管理人员熟练掌握工作流程和操作规则，切实做好新生学籍注册、在校生学籍管理、毕业生学历注册、毕业证书发放、信息维护、制度建设、工作流程等方面，坚持原则，规范管理。
（二）完善学籍管理工作流程
完善学籍管理工作流程，有助于提高学籍管理的工作效率，做到公开、公平、公正，保证工作的通畅，维护政策的严肃性和学生的合法权益。为了进一步提高学籍管理的工作和效率，我院先后完善了往届生领取毕业证、结业证换领毕业证手续、休学学生复学手续、新生办理转专业手续，并通过发放新生学生手册广而告之，做好学籍宣传工作，使学生遵守规定，按要求执行，形成勤奋好学，积极向上的精神风貌。
（三）更新学籍管理理念
在学籍管理过程中，我院逐步树立以生为本的理念，把服务与管理融为一体，把管理与教育融为一体。一是突出学生的主体地位，通过建立学分制、弹性学制、重修制度、转专业制度，使学籍管理成为发挥学生潜能、促进学生成长的推动力。二是实施精细化管理，为了提高我们的服务水平，我们建立了学籍管理工作台账，制作了《学籍管理事务登记表》，详细记录了学生办事的时间、事由和办事状态。无法当即解决的事务，详实记录，追踪解决。对待学生有爱心、耐心、细心，采用“一问，二答，三记录，四解释，五反馈”的方式，做到每一名来访学生有登记，有备查，有追踪，争取做到学生来访有结果，不拖拉，不遗留。在具体工作中，通过交谈，了解学生诉求，寻求最佳的解决方法。比如在学生办理离校特别是退学等关系其一生的手续时，首先我们会确认是否本人意图，其监护人是否同意并知晓。在确认无误，并且其辅导员和系部领导，学生管理部门领导确认并同意后，我们还将对学生进行审查、劝解。阐明退学的后果，坚定学生在学习和生活中战胜困难，坚持学习的信心。如果学生是因家庭困难要求退学，我们会为其讲解学校的扶助政策，看能否帮助学生渡过难关；如果学生是因为厌学等个人原因要求退学，我们会对其进行引导，希望他能战胜一时困难，重新焕发学习热情；如果学生是因为本人身体状况、家人患病等原因离校，我们会要求其出具县级以上医院的证明，先予以认定。这一过程有多个步骤，层层把关。首先是学籍管理经办人审查通过后上报部门领导，再次进行审核，做学生的思想工作。审核通过后，分管学籍工作的院领导还会进行审批，和学生交谈，做思想工作。通过严格审核，也有个别考虑不成熟的学生，在做思想工作后，打消了退学的念头，安心留校学习。在具体处理过程中，我们感觉学生存有思想压力、心理包袱或个人问题，还会及时向该生辅导员沟通、反映、协调，加强关注，予以帮助。较好地处理了管理制度规范化和管理的人性化的关系，服务质量受到师生好评。
（四）加强沟通协调
学籍管理离不开沟通与团队合作。我院注重相关部门的工作协作与沟通。一是落实会议制度。每年召开毕业生工作会议三次，新生工作会议三次，每学期召开学籍清查工作会议一次，每季度通报一次学籍基本情况；二是加强部门内部管理，定期召开处务会，明确工作任务、进度和要求，将学籍管理与教材、课程、成绩管理一起抓，提高工作效率和质量；三是实施通报制度，对学生的学籍管理结果，以通知书的形式反馈所属系、相关职能部门和学生本人；四是积极向上级领导机关汇报我们的工作情况，得到上级的指导和支持。五是向同类院校学习取经，不断改进工作方法。
（五）提高学籍管理人员素质
学籍管理是一项涉及面广、政策性和技术性很强的工作，它不仅要求学籍管理工作人员在工作中要有极强的计划性、准确性、原则性、创新性，还要有完成管理任务和协调工作管理的能力。它是通过管理学籍达到对学生实施教育的目的，管理人员的素质显得尤为重要。一是学院积极组织学籍管理人员学习高职教育理念和管理法规，认真贯彻和执行各项有关学籍学历管理规章制度，强调制度管人、不以权谋私，加强对学籍管理人员的监督、教育与管理。二是在“做中学”，注重提高学籍管理人员的计算机应用能力。三是通过“老带新”，弥补新同志工作经验不足。四是注重数据的准确性，做到信息不全不上报，当事人未核对清楚、不签名不上报、未经学籍管理工作人员核实不上报，将所有的遗留问题解决在学籍电子注册报送之前。五是注重培养学籍管理人员的责任意识、服务意识、大局意识和奉献意识。六是部门领导指导并关心学籍管理人员，解决他们工作生活中的一些问题，使他们感到组织的温暖，激发工作的责任感和热情。
在学籍管理工作中，我们虽然取得了一些成绩，但还存在一些不足。我们要不断地加强学习，创新工作思路，规范管理，把我院的学籍管理工作提升到一个新的水平。
武汉交通职业学院
教务处
2012年4月
